ИТ для нового стиля бизнеса
отмена
Отображаются результаты для 
Вместо этого искать 
Вы имели в виду: 

Как получить бюджет на ИТ-инициативы

tonyafilonenko

 

IT_budget_funding.PNG

Рик Кук для Enterprise.nxt

Битвы за бюджет становятся все сложнее в условиях экономической неопределенности. Вот несколько стратегий, как получить необходимое финансирование для ИТ-отдела.

Любой проект - от инноваций в сфере Интернета вещей до миграции ЦОД - может состояться только при наличии бюджета. Однако часто ИТ-отделу не удается коммуницировать свои потребности на языке, который смогут понять представители финансового департамента и руководства, которые принимают решения о выделении бюджета.

Можно приводить разные аргументы: руководители не понимают аспекты ИТ так хорошо, как, например, производство. Или причина в том, что ИТ-менеджеры любят говорить на своем птичьем языке при обсуждении бюджета. Но какой бы ни была причина, именно ИТ-руководителям нужно ее решать, поскольку бюджет запрашивают они.

“Недочет на стороне ИТ - это неспособность правильно понять заказчика и, как следствие этого, недостаточная концентрация на его потребностях”, говорит Дейв Чесворт, консультант и менеджер проектов.

Слишком часто у ИТ-менеджеров нет четкого понимания того, как ИТ-бюджет влияет на всю компанию. По словам Джима МакГиттигана, вице-президента по исследованиям в Gartner, ИТ-бюджет - это “необходимое зло и черная дыра в $300 млн”. МакГиттиган подчеркивает, что это мнение его личное, а не компании, однако его ремарку поддерживают многие.

По мнению Дейва Чесворта, главное, что нужно делать для одобрения ИТ-бюджета, это “постоянно коммуницировать”. Он работал со многими компаниями, и в каждой из них этот процесс требует улучшения взаимопонимания между ИТ, бизнесом и финансами. “Я прихожу к выводу, что это повсеместная ситуация”, говорит Чесворт.

Объясняйте часто – и заранее

Проблема не в том, что ИТ-менеджеры не объясняют свои бюджетные потребности, а, скорее, в том, что они делают это недостаточно хорошо, а потом разбираются с последствиями.

“Если у CEO и CFO нет понимания, что именно получает компания за эти Х миллионов каждый год, вам будет все сложнее и сложнее”, предупреждает МакГиттиган.

Как в маркетинге, вам нужно говорить на языке покупателя, чтобы успешно представлять продукт. Именно здесь у ИТ-менеджеров зачастую пробел. Преимущества предлагаемых статей бюджета могут быть очевидны для технически ориентированных людей, однако большинство управленцев таковыми не являются. В лучшем случае, у них есть приблизительное понимание того, чем занимается ИТ-отдел.

Результатом этого, по словам МакГиттигана, является расхожее мнение в команде руководства: “Мы можем хорошо сэкономить, если урежем ИТ-бюджет на 20 процентов”. Возможно, так оно и есть. Но если те, кто принимает решения, не понимают влияние сокращения бюджета на всю компанию, это может быть крупной ошибкой.

К примеру, одной компании необходима была база данных, чтобы поддержать быстро растущий колл-центр, к тому же, как можно быстрее. Вместо того, чтобы потратить время и ресурсы на оптимальное решение, под давлением сроков ИТ-команда быстро написала код для базы данных. Цель была достигнута: базу данных создали быстро и дешево, однако у нее быстро закончились ресурсы. Система перестала справляться с растущим количеством записей. Обновления занимали по несколько минут, а это неприемлемо для колл-центра с высоким объемом звонков. В результате компании пришлось вернуться назад и полностью заменить приложение - а вместе с ним и значительную часть ИТ-команды.

Если бы компания была более прозорливой, или если бы ИТ-менеджер смог лучше объяснить последствия такого решения, бизнес заложил бы время и ресурсы на качественное выполнение проекта, чтобы избежать проблем и потерянной прибыли.

Чтобы избежать таких проблем и получить требуемый бюджет, нужна эффективная и постоянная коммуникация. Важно, чтобы руководители понимали, для чего ИТ-отдел запрашивает деньги, и как это поддерживает цели и стратегию компанию.

Конечно, если ваше предложение не поддерживает цели и стратегию, у вас грядут проблемы на этапе бюджетирования. Это означает, что первый шаг в подготовке ИТ-бюджета – это узнать эти самые цели и стратегию. Если вы предлагаете обновление сети с целью уменьшения времени реагирования, а в это время внимание организации сфокусировано на чем-то другом, у вас будут проблемы.

Стройте отношения до того, как они вам понадобятся

Даже если предлагаемый бюджет поддерживает корпоративные цели и стратегию, важно сделать это понятным для руководителей и финансовой команды. По мнению Чесворта и МакГиттигана, для этого нужно сводить мосты задолго до бюджетного сезона.

“Необходимо понимать, что это не процесс, который происходит раз в год и состоит в том, чтобы прислать одну цифру”, говорит МакГиттиган. “Отношения необходимо строить”.

Разумеется, отношения должны быть двусторонними. Поддерживая контакт с бизнесом и финансами, ИТ-руководитель понимает, какие цели и стратегии преследует организация. Это также добавляет вам веса в общении теми, кто принимает решения, а это упрощает вашу жизнь, когда приходит время просить бюджет.

“ИТ-руководители, которые работают над прозрачностью и построением отношений с бизнесом, получают самые большие преимущества в процессе бюджетирования”, говорит МакГиттиган.

Еще одной проблемой, кроме коммуникации, по словам МакГиттигана, является то, что для ИТ-руководителей не так критично оставаться в рамках бюджета.

“Всегда есть финансовая составляющая, и все это понимают”, говорит он. “Однако часто эта составляющая третья по приоритетности. Если я опаздываю с внедрением, не могу предоставить необходимый функционал, меня уволят. Если я на 10% увеличу бюджет, я останусь на своей должности. Согласно моему опыту, оставаться в рамках бюджета немного менее важно, чем успеть по срокам”.

Как отмечает МакГиттиган, людям свойственно фокусироваться на том, за что их поощряют. “Если нет наказания или поощрения [за то, чтобы остаться в рамках бюджета], зафиксированного в плане, этого не случится”.

Конечно, у всего есть последствия. Если ИТ продолжает постоянно раздувать свой бюджет, это может подорвать доверие между ИТ-командой и руководством компании.  

Уроки для лидеров:

  • Говорите с руководителями, далекими от технологий, на их языке. Объясняйте результаты, а не технические детали.
  • Подчеркивайте, как предлагаемые расходы поддерживают корпоративную стратегию и цели.
  • Регулярно демонстрируйте руководству финансового отдела, какую пользу в цифрах приносит ИТ-отдел. Делайте это чаще, чем раз в год.

Если Вас интересует практическая сторона обоснования бюджета на ИТ-инициативы, ждем вас на наших БИТ-пикниках в разных городах России. Подробная информация и регистрация - по ссылке

Follow us on Twitter @HPE_IoT
0 баллов
Об авторе

tonyafilonenko

All things social for HPE IoT